仕事における説明書の重要性
仕事における説明書の重要性
仕事は先輩のやり方を見て盗むもの。
伝統芸能の一子相伝。
長い下積み時間。
それは、一昔まえの話。現代では、説明書や手順書が必須です。
説明が上手い人は、ラフスケッチを書いて説明する。絵の上手さではなく、情報をデフォルメする能力が高い。
人に説明するためには
いつかの職場で、先輩とのやりとり。
先輩「〇〇ってどうやるの？」
私「これをこうして、この場合はこうして…」
先輩「…手順書ないの？」
私「あ、ここはこうするとやり易いので…」
先輩「だから、手順書ないの？（怒）」
その後、この先輩は不機嫌になってしまった。
手順（決まり）にないことをやって、ミスした場合に責任を負いたくないという思考のようです。
家電製品には、説明書がついてきます。
解説文と、写真や挿絵を混ぜてあり、非常にきめ細やか。
解説されていない要素は基本的にありません。（説明書を見れば、全てのことが書いてある。その分、分厚い冊子となる）
これがないと、サポートセンターの電話がパンクします。
一方、逆をいく製品もあります。
iPhoneは、説明書が付属していない製品のひとつ。
直感的に操作できる上、「自分で操作を学ぶ面白さ」が付加価値のひとつになっています。
iOSのバージョンが上がると共に、機能が追加されているため、
知らない機能が結構あります。
仕事を「フロー化」する
さて、仕事において、自らの業務を手順書にしようとすると、非常に大変です。
片手間で出来る内容量ではありません。普通に一仕事です。
手順書を作るより、出来る人が毎回やってしまえばいいと何度も思います。
作ったことのない方は、恐らく途中で投げ出します（笑）
手順書に出来ないということは、
不確定要素が多いということ、その場の気分で決めていること、効率的な処理が出来ていないということです。
様々なパターンを想定して、業務を文字にする必要があります。
書き出してみると、意外とシンプルなフローで、難しく考えていただけ、という場合も無きにしも非ず。
必要な場合は、写真や画面キャプチャを貼り付けます。
見る人が分かるように、デザインにも気を配ります。モノクロ印刷しても問題ないよう、色による意味付けは控えます。
この作業をすることで、良いことがあります。
- 自分の中で業務（作業フロー/注意点/etc）が整理される
- 不確定要素が最小化される（口頭による情報量が削減される）
- 業務知識が共有化される（見える化）
新入社員など、新たに配属された方にとって、良質な教科書になります。
業務が出来る人を量産できます。
但し、これを嫌がる「勢力」がいることも事実です。
そんな話は"「仕事ができる人」の条件"をどうぞ。
